GIAO DỊCH KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NGOẠI THƯƠNG - Cần có nhiều kinh nghiệm

GIAO DỊCH KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NGOẠI THƯƠNG

NGHIỆP VỤ DỄ HAY KHÓ ?

A. Hợp đồng ngoại thương

1. Khái niệm và phân loại

* Khái niệm

Hợp đồng ngoại thương  là sự thoả thuận về thương mại giữa các đương sự có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau

Theo Điều 16 Luật Thương mại VN 2005, hợp đồng mua bán ngoại thương là hợp đồng ký kết giữa một bên là thương nhân Việt Nam với một bên là thương nhân nước ngoài

- Hợp đồng được lập dựa trên sự thoả thuận giữa các bên mang tính hoàn toàn tự nguyện, không ép buộc giữa các bên và phải được lập thành văn bản.

- Chủ thể hợp đồng: các bên là chủ thể hợp đồng phải có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau để đảm bảo đúng đặc điểm cơ bản của hoạt động TMQT.

- Đối tượng của hợp đồng: là hàng hoá trao đổi.

- Khách thể của hợp đồng: là mục đích mà chủ thể hợp đồng đều muốn đạt được, đó là sự di chuyển quyền sở hữu. Người bán chuyển quyền sở hữu hàng hoá cho người mua và người mua chuyển quyền sở hữu tiền hoặc hàng hoá khác cho người bán.

* Bản chất

- Hợp đồng thương mại quốc tế là các hợp đồng mua bán hàng hoá và dịch vụ dựa trên sự thảo thuận của các bên ký kết hợp đồng một cách tự nguyện, không cưỡng bức, lừa dối nhau

- Hợp động thương mại quốc tế xác nhận những nội dung giao dịch mà các bên đã thoả thuận và cam kết thực hiện các nội dung đó, nó xác nhận quyền lợi và trách nhiệm của các bên trong quá trình giao dịch thương mại

- Hợp đồng là cơ sở để các bên thực hiện các nghĩa vụ của mình và đồng thời yêu cầu bên đối tác thực hiện các nghĩa vụ của họ. Hợp đồng càng quy định chi tiết, rõ ràng càng dễ thực hiện và ít xảy ra tranh chấp

* Phân loại

- Xét theo thời gian thực hiện hợp đồng

+ Hợp đồng ngắn hạn: thường được ký kết trong một thời gian tương đối ngắn, và sau khi hai bên đã hoàn thành nghĩa vụ của mình thì quan hệ pháp lý giữa hai bên về hợp đồng đó cũng kết thúc.

+ Hợp đồng dài hạn có thời gian thực hiện tương đối dài mà trong thời gian đó việc giao hàng được thực hiện làm nhiều lần.

- Theo nội dung quan hệ kinh doanh

+ Hợp đồng XK: hợp đồng bán hàng cho thương nhân nước ngoài, thực hiện quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá sang cho thương nhân nước ngoài và nhận tiền hàng.

+ Hợp đồng NK: là hợp đồng mua hàng của thương nhân nước ngoài, thực hiện quá trình nhận quyền sở hữu hàng hoá và thanh toán tiền hàng.

- Theo nội dung mua bán:

+ Hợp đồng mua bán hàng hóa

+ Hợp đồng mua bán dịch vụ.

- Theo hình thức của hợp đồng

+ Hình thức văn bản

+ Hình thức miệng.

+ Công ước Viên 1980 (CISG) cho phép các thành viên sử dụng tất cả các hình thức trên. Ở Việt Nam, theo luật Thương mại (2005) mua bán hàng hoá quốc tế phải được thực hiện trên cơ sở hợp đồng bằng văn bản hoặc bằng hình thức khác có giá trị pháp lý tương đương.

- Theo cách thức thành lập hợp đồng:

+ Hợp đồng một văn bản là hợp đồng trong đó ghi rõ nội dung mua bán, các điều kiện giao dịch đã thoả thuận và có chữ ký của hai bên.

+ Hợp đồng gồm nhiều văn bản như: Đơn chào hàng cố định của người bán và chấp nhận của người mua; Đơn đặt hàng của người mua và chấp nhận của người bán; Đơn chào hàng tự do của người bán, chấp nhận của người mua và xác nhận của người bán; Hỏi giá của người mua, chào hàng cố định của người bán và chấp nhận của người mua.

2. Nội dung cơ bản của hợp đồng

    Cấu trúc của một hợp đồng TMQT

Một hợp đồng TMQT thường gồm có 2 phần chính. Những điều trình bày chung và các điều khoản của hợp đồng.

* Phần trình bày chung bao gồm:

- Số liệu của hợp đồng (Contract No...) Đây không phải là nội dung pháp lý bắt buộc của hợp đồng. Nhưng nó tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình kiểm tra, giám sát, điều hành và thực hiện hợp đồng của các bên.

- Địa điểm và ngày tháng ký kết hợp đồng: Nội dung này có thể để ở đầu của hợp đồng nhưng cũng có thể để ở cuối của hợp đồng. Nếu như trong hợp đồng không có những thoả thuận gì thêm thì hợp đồng sẽ có hiệu lực pháp lý kể từ ngày ký kết.

- Thông tin của các chủ thể tham gia ký kết hợp đồng: phải nêu rõ ràng, đầy đủ, chính xác: Tên (theo giấy phép thành lập), địa chỉ, số tài khoản, người đại diện, chức vụ của các bên tham gia ký kết hợp đồng...

- Các định nghĩa dùng trong hợp đồng (General definition). Trong hợp đồng có thể sử dụng các  thuật ngữ, mà các thuật ngữ này có thể ở các quốc gia khác nhau sẽ hiểu theo nghĩa khác nhau. Để tránh những sự hiểu lầm, những thuật ngữ hay những vấn đề quan trọng cần phải được định nghĩa.

- Cơ sở pháp lý để ký kết hợp đồng: Đây có thể là các hiệp định Chính phủ đã ký kết, hoặc các Nghị định thư ký kết giữa các Bộ ở các quốc gia, hoặc nêu ra sự tự nguyện thực sự của hai bên ký kết hợp đồng.

*  Phần các điều khoản của hợp đồng :

Trong phần các điều khoản người ta phải ghi rõ nội dung của từng điều khoản. Thông qua nội dung các điều khoản hợp đồng quy định được đối tượng giao dịch và nội dung thực hiện các giao dịch đó.

- Theo mức độ quan trọng của các điều khoản có thể chia thành:

+ Các điều khoản chủ yếu là các điều khoản bắt buộc phải có đối với một hợp đồng mua bán, thiếu các điều khoản đó hợp đồng không có giá trị pháp lý. Ví dụ như trong hợp đồng xuất nhập khẩu các điều khoản chủ yếu là: điều khoản tên hàng, số lượng, chất lượng, giá, thanh toán và giao hàng

+ Các điều khoản khác: Là các điều khoản rất cần thiết cho một hợp đồng, nhưng nếu không có nó hợp đồng vẫn có giá trị pháp lý.

- Theo tính chất của các điều khoản chia ra: 

+ Các điều khoản về hàng hoá như: Tên hàng, số lượng, chất lượng, bao bì mã hiệu.

+ Các điều khoản về tài chính: Giá cả và cơ sở tính giá, về thanh toán ...

+ Các điều khoản về vận tải: Điều kiện giao hàng, thuê tầu ...

+ Các điều khoản pháp lý: Luật áp dụng vào hợp đồng, khiếu nại, bất khả kháng, phạt và bồi thường thiệt hại, trọng tài, thời gian, hiệu lực của hợp đồng ...

+ Các điều khoản khác.

 

Mẫu hợp đồng ngoại thương

 

Sales Contract

No: ...............

Date: ............

The Buyer: .......................................................................

Add: ............  Tel: .....................Fax: .................................

Bank account; .......................... At  ....................................

Email: ................................................................................

Represented by : ................................................................

The Seller : .......................................................................

Add: ............  Tel: .....................Fax: .................................

Bank account; .......................... At  ....................................

Email: ................................................................................

Represented by : ................................................................

It is mutually agreed between the Buyer and the Seller to sell and to buy goods following terms and conditions as follows:

Article 1. Commodity – Tên hàng

Article 2. Quality – Chất lượng

Article 3. Quantity - Số lượng

Article 4. Packing and marking  - Bao bì và ký mã hiệu

Article 5. Price - Giá cả

Article 6. Payment - Thanh toán

Article 7. Shipment/Delivery - Giao hàng

Article 8. Force majeureacts of god - Bất khả kháng

Article 9. Claim - Khiếu nại

Article 10. Warranty - Bảo hành

Article 11. Penalty - Phạt và bồi thường HĐ

Article 12. Arbitration - Trọng tài

Article 13. General conditions -Điều khoản chung

            FOR THE BUYER                             FOR THE SELLER

 

2 Nội dung cơ bản các điều khoản của hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế

- Điều khoản về tên hàng (Commodity):

Điều khoản này chỉ rõ đối tượng cần giao dịch, cần phải dùng các phương pháp quy định chính xác tên hàng. Nếu gồm nhiều mặt hàng chia thành nhiều loại với các đặc điểm khác nhau thì phải lập bảng liệt kê (bản phụ lục) và phải ghi rõ trong hợp đồng để phụ lục thành một bộ phận của điều khoản tên hàng.

- Điều khoản về chất lượng (Quality):

Trong điều khoản này quy định chất lượng của hàng hoá giao nhận, và là cơ sở để giao nhận chất lượng hàng hoá, đặc biệt khi có tranh chấp về chất lượng, thì điều khoản chất lượng là cơ sở để kiểm tra, đánh giá, so sánh và giải quyết tranh chấp chất lượng cho nên  tuỳ vào từng hàng hoá mà có phương pháp quy định chất lượng cho chính xác, phù hợp và tối ưu. Nếu dùng tiêu chuẩn hoá, tài liệu, kỹ thuật, mẫu hàng ... để quy định chất lượng thì phải được xác nhận và trở thành một bộ phận không thể tách rời hợp đồng. Ngoài ra điều khoản này còn quy định về kiểm tra chất lượng như: thời điểm kiểm tra, địa điểm kiểm tra, cơ quan kiểm tra và giấy chứng nhận chất lượng.

- Điều khoản về số lượng (Quantity):

Quy định số lượng hàng hoá giao nhận, đơn vị tính, phương pháp xác định trọng lượng. Nếu số lượng hàng hoá giao nhận quy định phỏng chừng thì phải quy định người được phép lựa chọn dùng sai về số lượng và giá tính cho số lượng hàng cho khoản dùng sai đó.

- Điều khoản về bao bì, ký mã hiệu (Packing and marking):

Trong điều khoản này phải quy định loại bao bì, hình dáng, kích thước, số lớp bao bì, chất lượng bao bì, phương thức cung cấp bao bì, giá bao bì. Quy định về nội dung và chất lượng của ký mã hiệu.

- Điều khoản về giá cả (Price):

Quy định mức giá cụ thể cùng đồng tiền tính giá, phương pháp quy định giá và quy tắc giảm giá ( nếu có ).

- Điều khoản về thanh toán (Payment):

  Là điều kiện để người mua trả tiền cho người bán cho nên điều khoản này quy định đồng tiền thanh toán, thời hạn thanh toán, địa điểm thanh toán, phương thức thanh toán, bộ chứng từ dùng cho thanh toán. Đây là điều khoản rất quan trọng được các bên rất quan tâm nếu lựa chọn được các điều kiện thanh toán thích hợp sẽ giảm được chi phí và rủi ro cho mỗi bên.

- Điều khoản giao hàng (Shipment/Delivery):

Trong điều khoản giao hàng quy định số lần giao hàng, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng (ga, cảng) đi (ga, cảng) đến (ga cảng) thông qua, phương thức giao nhận, giao nhận cuối cùng, thông báo giao hàng, số lần thông báo, thời điểm thông báo, nội dung thông báo và một số các quy định khác về việc giao hàng.

- Điều khoản về trường hợp miễn trách (Force majeureacts of god):

Trong điều kiện này quy định những trường hợp được miễn hoặc hoãn thực hiện các nghĩa vụ của hợp đồng cho nên thường quy định: Nguyên tắc xác định các trường hợp miễn trách, liệt kê những sự kiện được coi là trường hợp miễn trách và những trường hợp không được coi là trường hợp miễn trách. Quy định trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên khi xảy ra trường hợp miễn trách.

- Điều khoản khiếu nại (Claim):

Quy định thời hạn khiếu nại, thể thức khiếu nại, và nghĩa vụ của của các bên khi khiếu nại.

- Điều khoản bảo hành (Warranty):

Quy định thời hạn bảo hành, địa điểm bảo hành, nội dung bảo hành và trách nhiệm của mỗi bên trong mỗi  nội dung bảo hành.

- Phạt và bồi thường thiệt hại (Penalty):

Trong điều khoản này quy định các trường hợp phạt và bồi thường, cách thức phạt và bồi thường, trị giá phạt và bồi thường tuỳ theo từng hợp đồng có thể có riêng điều khoản phạt và
bồi thường hoặc được kết hợp với các điều khoản giao hàng, thanh toán. ..

- Điều khoản trọng tài (Arbitration):

Quy định các nội dung: Ai là người đứng ra phân xử, luật áp dụng vào việc xét xử địa điểm tiến hành trọng tài cam kết chấp hành tài quyết và phân định chi phí trọng tài.

Trên đây là các điều khoản chủ yếu cơ bản nhất của một hợp đồng. Tuy nhiên trong thực tế tuỳ vào từng hợp đồng cụ thể có thể thêm một số điều khoản khác như: Điều khoản bảo hiểm, điều khoản vận tải, điều khoản cấm chuyển bán và các điều khoản khác nữa...

- Phần cuối hợp đồng

Ghi rõ hợp đồng được lập thành mấy bản? Mỗi bên giữ mấy bản? Hình thức hợp đồng? (Văn bản, fax, telex..) Ngôn ngữ sử dụng trong hợp đồng? Thời điểm có hiệu lực? Chữ ký và đóng dấu của các bên.

4. Một số lưu ý

 - Trong hợp đồng nên thỏa thuận tất cả các điểu kiện thương mại cần thiết và đưa thành các điều khoản, giúp cho việc thực hiện hợp đồng được thuận lợi.

- DN nên chủ động soạn thảo hợp đồng. Nếu được đối tác trao cho hợp đồng mẫu cần xem xét thận trọng từng điều khoản hợp đồng.

- Hợp đồng cần trình bày đúng quy cách, sử dụng văn phong sáng sủa. Tránh trình bày mập mờ, sử dụng các cụm từ có thể giải thích và hiểu theo nhiều cách, trong hợp đồng có các điều khoản trái với luật pháp của nước người mua hoặc người bán, người đứng tên ký hợp đồng không có thẩm quyền ký kết theo quy định luật pháp của nước đó…